Realizacja projektu

 
Pozyskanie dotacji unijnych wymaga zaangażowania grupy ludzi odpowiedzialnych za wszystkie aspekty projektu. Proces pisania wniosku o dofinansowanie jest dość skomplikowany i wymaga dużego nakładu czasu i energii na zapoznanie się ze wszystkimi wymogami projektowymi. Platforma DOTACJE UE powstała z myślą o pomocy w tych czynnościach, aby nasz zespół specjalistów mógł przejąć od Państwa wszystkie obowiązki.
W ramach usługi pozyskiwania dofinansowania pomagamy tak dostosować Państwa projekt, aby otrzymał możliwie jak największą ilość punktów podczas oceny. Uzgadniamy także z Państwem realistyczne wskaźniki projektu, które mogą Państwo osiągnąć w wyniku jego realizacji. Przygotowujemy analizy marketingowe i biznesowe, prowadzimy nadzór nad konkretnymi etapami projektu i dbamy o zgodność z formalnymi wymaganiami.
 
 
Dokumentacja aplikacyjna zawiera zazwyczaj następujące części:
 

→ zgłoszenie wniosku o dotację,

→ biznesplan,

→ analizy i prognozy finansowe,

→ dodatkowe załączniki.

 
Prace nad wypełnianiem wniosku trwają zazwyczaj od 3 do 6 tygodni. W tym czasie przygotowujemy dla Państwa komplet dokumentów, a także pomagamy uzyskać niezbędne zaświadczenia (np. opinie środowiskowe, opinię o innowacyjności). Następnym krokiem jest złożenie wniosku o dofinansowanie w wersji elektronicznej.
 
 

 

Nasza firma oferuje kompleksową obsługę projektu dotacyjnego:

 

→ wsparcie doradców od początku realizacji projektu aż do końcowego rozliczenia,

→ terminowość wykonywania poszczególnych etapów projektu,

→ nadzór nad rozliczeniem otrzymanych środków, a także pomoc w przygotowaniu oraz składaniu wniosków o płatność,

→ realizacja zadań związanych z promocją projektu,

→ wsparcie w przygotowaniu wymaganych raportów,

→ reprezentowanie klienta w kontaktach z jednostkami publicznymi,

→ analiza projektowa (pomiar wskaźników, analiza osiągnięcia celów projektu),

→ szybka diagnoza pojawiających się niespodziewanych problemów oraz zaproponowanie właściwego rozwiązania.

Naszym głównym celem jest zapewnienie klientowi płynnego procesu realizacji projektu i doprowadzenia do pomyślnego zakończenia inwestycji.

 

Podpisanie umowy o dofinansowanie

 

Jeżeli w wyniku oceny Państwa wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zawarta zostanie umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie należy zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinno się dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić w zależności od tego, jaki projekt jest realizowany oraz jakiego rodzaju podmiot Państwo reprezentują. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

→ dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),

→ kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,

→ aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),

→ dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie),

→ umowa o dofinansowanie opisująca zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Państwa projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

 

 
Po zakwalifikowaniu się na listę wyników, pomagamy przygotować dokumenty niezbędne do podpisania umowy z Instytucją Finansującą i pomagamy w otrzymaniu zaliczki na projekt. Po zakończeniu każdego etapu projektu przygotowujemy wnioski o płatność oraz prowadzimy korespondencję z urzędnikami.
 

Każdy program jest nieco inny, nie istnieje ogólna zasada rozliczania projektów. Istnieją natomiast aspekty rozliczania spójne dla wszystkich programów. Oto najważniejsze z nich:

 

  1. Wybór dostawców i wykonawców

 

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, należy dokonać wyboru firmy, od której zostaną zakupione usługi lub sprzęt.

- Jeśli wydatek z harmonogramu nie przekracza 14 tys. euro, to wystarczy zebrać minimum 3 oferty i napisać notkę z uzasadnieniem, dlaczego spośród 3 ofert wybrano akurat tę jedną.

- Jeśli wydatek z harmonogramu przekracza 14 tys. euro, to należy stworzyć zapytanie, które następnie powinno się wysłać do minimum 3 firm. Trzeba je także upublicznić na swojej stronie internetowej i w siedzibie spółki oraz stworzyć protokół wyboru najkorzystniejszej oferty, z uzasadnieniem wyboru jednej z nich.

 

  1. Rozliczanie faktur

 

Po podpisaniu umowy z dostawcą lub wykonawcą usług, przychodzi moment wystawienia faktury. Na co należy uważać? Oto podstawowe błędy podczas rozliczania faktury:

→ Wprowadzenie błędnych danych na fakturze – nip, regon, adres,

→ Dokonanie przelewu na inne konto kontrahenta niż wymienione na fakturze,

→ Pomylenie się w kwocie opłaty przelewu - niezgodnie z fakturą,

→ Pomylenie się w tytule przelewu- niezgodnie z fakturą,

→ Dokonywanie zapłaty za pomocą gotówki a nie przelewu,

→ Ważną rzeczą, którą powinno się mieć jest także potwierdzenie, że usługa została dokonana lub sprzęt został dostarczony.

Jest to bardzo istotne, ponieważ każda pomyłka musi zostać wyjaśniona lub poprawiona. Nawet drobne błędy powodują, że wypłata dotacji się przeciąga. Dlatego im lepsze i uważniejsze przygotowanie dokumentów, tym szybsze uzyskanie funduszy dotacyjnych.

 

  1. Wynagrodzenia pracowników

 

W zależności od programu, z którego otrzymano dotację, aby prawidłowo rozliczyć wynagrodzenia pracowników należy przygotować następujące dokumenty:

→ Umowa o pracę, aneks do umowy, umowa cywilno-prawna,

→ Deklaracja ZUS DRA,

→ Potwierdzenie opłat na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

→ Raport miesięczny ZUS RCA (za jednego pracownika projektu),

→ Deklaracja miesięczna PIT-4,

→ Potwierdzenie zapłaty podatku PIT,

→ Lista płac,

→ Potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia.

 

  1. Promocja projektu

 

Na etapie realizacji projektu należy stosować logo oraz inne emblematy funduszy unijnych, jak również informację o współfinansowaniu projektu ze środków unijnych: w korespondencji, na stronie projektu, w formie tabliczek w pomieszczeniach, gdzie projekt jest realizowany czy naklejki informacyjne na zakupionym sprzęcie. Emblematy należy stosować także w reklamach projektów, a więc banerach, drukowanych materiałach reklamowych, jeśli promocja jest współfinansowana i zapisana w Państwa budżecie.